Chèn chữ ký vào file Word không chỉ giúp văn bản trở nên chuyên nghiệp mà còn tiết kiệm thời gian, đặc biệt với các tài liệu quan trọng như hợp đồng, thư từ, hay báo cáo. Microsoft Word ngày càng tiếp tục cải tiến các tính năng hỗ trợ chữ ký điện tử và chữ ký tay, mang đến trải nghiệm mượt mà hơn. Bài viết này HACOM sẽ hướng dẫn cách chèn chữ ký trong file Word một cách dễ dàng, chi tiết và đảm bảo tính xác thực, phù hợp cho cả người mới bắt đầu.
Tại sao cần chèn chữ ký vào file Word?
Mặc dù chữ ký điện tử tạo trên Word có thể không có giá trị pháp lý đầy đủ tại Việt Nam, trừ khi được chứng thực bởi các cơ quan có thẩm quyền. Nhưng đôi khi vì lý do cấp thiết trong công việc, việc chèn chữ ký vào file Word vẫn được xem là giải pháp tạm thời giúp văn bản có tính xác thực và chuyên nghiệp hơn.
- Tính xác thực: Chữ ký xác nhận danh tính người ký, đảm bảo tính hợp pháp của tài liệu.
- Tính chuyên nghiệp: Văn bản có chữ ký trông chuyên nghiệp hơn, đặc biệt trong các tài liệu hành chính, hợp đồng.
- Tiết kiệm thời gian: Thay vì in, ký tay và quét lại, bạn có thể chèn chữ ký trực tiếp trên Word.
- Bảo mật: Chữ ký số được chứng thực giúp bảo vệ nội dung tài liệu, ngăn chỉnh sửa trái phép.
Các cách chèn chữ ký vào file Word
Dưới đây là những phương pháp phổ biến để tạo chữ ký trên file Word, bao gồm chèn chữ ký tay, chữ ký số, và sử dụng dòng chữ ký (Signature Line).
Chèn chữ ký tay vào file Word
Chèn chữ ký tay là cách đơn giản và phổ biến nhất, mang lại cảm giác chân thực như ký tay trên giấy. Dưới đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị hình ảnh chữ ký
- Ký tay lên giấy: Sử dụng bút mực đen hoặc xanh, ký lên tờ giấy trắng không có dòng kẻ để đảm bảo độ tương phản.
- Chụp hoặc quét chữ ký: Dùng điện thoại thông minh hoặc máy quét để chụp/scan chữ ký. Lưu hình ảnh dưới định dạng .PNG hoặc .JPG.
- Tách nền chữ ký: Để chữ ký trông tự nhiên, sử dụng công cụ tách nền như remove.bg, Canva, hoặc ứng dụng CamScanner (có sẵn trên iOS và Android). Sau khi tách nền, lưu lại hình ảnh.
Bước 2: Chèn chữ ký vào Word
- Mở tài liệu Word cần chèn chữ ký.
- Vào tab Insert (Chèn) > chọn Pictures (Hình ảnh) > This Device (Thiết bị này) > chọn file hình ảnh chữ ký đã lưu.
- Kéo thả hình ảnh đến vị trí mong muốn trong văn bản.
Bước 3: Tinh chỉnh chữ ký
- Điều chỉnh kích thước: Nhấp vào hình chữ ký, sử dụng các nút điều chỉnh ở góc để thay đổi kích thước sao cho phù hợp.
- Xóa nền thừa: Nếu nền chưa được tách hoàn toàn, vào tab Picture Format (Định dạng Hình ảnh) > chọn Remove Background (Xóa Nền). Sử dụng công cụ Mark Areas to Keep hoặc Mark Areas to Remove để giữ lại chữ ký.
- Định dạng vị trí: Nhấp chuột phải vào hình ảnh, chọn Wrap Text (Gói Văn bản) > In Front of Text (Phía trước văn bản) để dễ dàng di chuyển chữ ký.
Lưu ý:
Chữ ký tay cần được lưu trữ cẩn thận để tránh lạm dụng.
Để tăng tính chuyên nghiệp, bạn có thể thêm thông tin như chức danh, số điện thoại, hoặc email bên dưới chữ ký và lưu dưới dạng AutoText (Văn bản Tự động) để sử dụng lại.
Chèn dòng chữ ký (Signature Line)
Dòng chữ ký (Signature Line) là một tính năng của Word cho phép tạo vị trí ký tay hoặc chữ ký số. Phương pháp này phù hợp khi muốn in tài liệu để ký tay hoặc sử dụng chữ ký số.
Bước 1: Thêm dòng chữ ký
- Mở tài liệu Word, đặt con trỏ tại vị trí cần chèn chữ ký.
- Vào tab Insert (Chèn) > Signature Line (Dòng Chữ Ký) > chọn Microsoft Office Signature Line.
- Hộp thoại Signature Setup xuất hiện. Điền thông tin:
+ Suggested Signer: Họ tên người ký (VD: Nguyễn Văn A).
+ Suggested Signer’s Title: Chức danh (VD: Quản lý).
+ Suggested Signer’s Email Address: Email của người ký.
+ Instructions to the Signer: Ghi chú (nếu có).
- Nhấn OK để tạo dòng chữ ký với dấu "X" biểu thị vị trí ký.
Bước 2: Chèn chữ ký số (nếu cần)
- Nhấp đúp vào dòng chữ ký.
- Nếu bạn có chứng thư số, nhập thông tin và nhấn Sign. Nếu không, Word sẽ yêu cầu tạo chứng thư số thông qua Selfcert.exe (có sẵn trong thư mục cài đặt Microsoft Office, thường tại C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16).
- Sau khi ký, tài liệu sẽ được khóa, ngăn chỉnh sửa. Nếu chỉnh sửa, chữ ký sẽ bị vô hiệu hóa.
Tạo và chèn chữ ký số với công cụ bên thứ ba
Các công cụ như MISA eSign, Smallpdf, hoặc Wikici hỗ trợ tạo chữ ký số trực tuyến, phù hợp cho cả Word và các định dạng khác như PDF.
Sử dụng MISA eSign
- Bước 1: Đăng nhập vào MISA eSign (đăng ký tại trang web chính thức nếu chưa có tài khoản).
- Bước 2: Tải file Word cần ký (hỗ trợ định dạng .docx, .pdf, .jpg, .png).
- Bước 3: Chọn biểu tượng Thiết lập chữ ký, tải nhãn chữ ký (nếu có) hoặc tạo chữ ký mới.
- Bước 4: Định dạng hiển thị chữ ký (tên, chức danh, ngày ký) và lưu tài liệu.
Sử dụng Smallpdf
- Truy cập smallpdf.com/sign-pdf.
- Tải file Word lên, chọn Chữ ký của bạn, nhập tên hoặc tải hình ảnh chữ ký.
- Định dạng và lưu tài liệu.
Lưu ý: Chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín như VNPT-CA, Viettel-CA có giá trị pháp lý cao hơn so với chữ ký tự tạo.
Lưu ý về tính pháp lý
Tại Việt Nam, theo quy định pháp luật, chỉ chữ ký tay (ký tươi) hoặc chữ ký số được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền mới có giá trị pháp lý. Chữ ký tự tạo trên Word chỉ phù hợp cho các tài liệu không yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt. Nếu cần chữ ký số hợp pháp, hãy sử dụng dịch vụ từ các nhà cung cấp như VNPT-CA, Viettel-CA, hoặc FPT-CA.
Việc chèn chữ ký vào file Word trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với các công cụ tích hợp trong Word và hỗ trợ từ các ứng dụng bên thứ ba. Hãy làm theo các bước mà HACOM hướng dẫn để tạo ra những tài liệu Word chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và công sức!
