Căn lề trong Word là kỹ năng cơ bản giúp văn bản gọn gàng, đúng chuẩn. Bài viết này hướng dẫn cách căn lề chuẩn xác trong Word 2025, từ thiết lập lề đến giãn dòng, phù hợp cho mọi người dùng. Khám phá ngay để tạo văn bản chuyên nghiệp!
Quy chuẩn văn bản hành chính về căn lề trong Word
Căn lề không chỉ giúp văn bản trông thẩm mỹ hơn mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định hành chính, đặc biệt khi bạn soạn thảo công văn, báo cáo hay luận văn. Một văn bản được căn lề đúng chuẩn sẽ tạo ấn tượng tốt với người đọc và thể hiện sự chuyên nghiệp của người viết. Theo quy định của Bộ Nội vụ Việt Nam về thể thức văn bản hành chính (cập nhật đến 2025), các thông số căn lề tiêu chuẩn bao gồm:
- Phông chữ: Sử dụng phông chữ Times New Roman, bộ mã Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam.
- Khổ giấy: Thông thường là A4 (210 mm x 297 mm), đôi khi sử dụng A5 cho các văn bản ngắn.
- Kích thước lề: Lề trên (Top): 20-25 mm. Lề dưới (Bottom): 20-25 mm. Lề trái (Left): 30-35 mm. Lề phải (Right): 15-20 mm.
Hãy cùng khám phá cách thiết lập căn lề chuẩn trong Microsoft Word, cũng như các mẹo để tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa văn bản.
Cách căn lề trong Word đúng chuẩn
Microsoft Word 2025 mang đến giao diện hiện đại, thân thiện và nhiều tính năng thông minh hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để căn lề trong Word 2025, áp dụng cho cả Word 2019, 2021 và các phiên bản tương thích.
Bước 1: Chuyển đơn vị đo về Centimet
Trước khi bắt đầu căn lề, cần đảm bảo Word sử dụng đơn vị đo là centimet (cm) thay vì inch, vì đây là đơn vị phổ biến ở Việt Nam.
- Mở Microsoft Word, nhấp vào File ở góc trên bên trái.
- Chọn Options (Tùy chọn) ở cuối menu.
- Trong cửa sổ Word Options, chọn tab Advanced (Nâng cao).
- Kéo xuống mục Display (Hiển thị), tại dòng Show measurements in units of, chọn Centimeters (Centimet) từ menu thả xuống.
- Nhấn OK để lưu thay đổi.
Bước 2: Thiết lập lề trong Word
Sau khi chuyển đơn vị đo, bạn có thể bắt đầu thiết lập lề:
- Vào tab Layout (Bố cục) trên thanh công cụ (trong một số phiên bản cũ hơn là Page Layout).
- Nhấp vào Margins (Lề) và chọn Custom Margins (Lề tùy chỉnh) ở cuối danh sách.
- Cửa sổ Page Setup hiện ra. Tại đây, nhập các thông số lề theo tiêu chuẩn: Top: 2 cm (hoặc 20 mm). Bottom: 2 cm (hoặc 20 mm). Left: 3 cm (hoặc 30 mm).Right: 1.5 cm (hoặc 15 mm).
- Nhấn OK để áp dụng.
Mẹo nhỏ: Nếu muốn kiểm tra nhanh bố cục, bật tính năng Print Layout (Bố cục in) trong tab View để xem trước văn bản sau khi căn lề.
Bước 3: Thiết lập lề mặc định
Nếu thường xuyên sử dụng cùng một kiểu căn lề, hãy thiết lập nó làm mặc định để tiết kiệm thời gian:
- Sau khi thiết lập lề trong cửa sổ Page Setup, nhấp vào nút Set as Default (Đặt làm mặc định).
- Một thông báo xác nhận sẽ hiện ra, chọn Yes (Có) để lưu cài đặt.
- Từ giờ, mọi tài liệu mới trong Word sẽ tự động áp dụng lề bạn đã chọn.
Căn lề trong các phiên bản Word cũ hơn
Nếu đang sử dụng các phiên bản Word cũ hơn như 2010, 2007 hoặc thậm chí 2003, quy trình căn lề có một số khác biệt nhỏ. Dưới đây là hướng dẫn nhanh:
Word 2010 và 2007
- Chuyển đơn vị đo: Nhấp vào Office Button (hoặc biểu tượng Word) > Word Options. Vào tab Advanced, kéo xuống mục Display, chọn Centimeters tại Show measurements in units of, sau đó nhấn OK.
- Căn lề: Vào tab Page Layout > Margins > Custom Margins. Nhập các thông số lề như trên và nhấn OK.
Word 2003
- Chuyển đơn vị đo: Vào Tools > Options > tab General. Chọn Centimeters tại Measurement units và nhấn OK.
- Căn lề: Vào File > Page Setup. Nhập các thông số lề và nhấn OK.
Những lưu ý khi căn lề trong Word
Để đảm bảo văn bản đạt chuẩn và chuyên nghiệp, cần lưu ý một số chi tiết quan trọng khi căn lề. Dưới đây là những điều cần biết để tránh sai sót và tối ưu hóa tài liệu.
- Kiểm tra khổ giấy: Luôn đảm bảo khổ giấy được đặt là A4 (trừ trường hợp đặc biệt dùng A5).
- Sử dụng phông chữ chuẩn: Times New Roman, cỡ chữ 13-14 là lựa chọn phổ biến cho văn bản hành chính.
- Lưu tài liệu: Sau khi căn lề, lưu tài liệu ở định dạng .docx để đảm bảo tương thích với các phiên bản Word mới.
- Kiểm tra trước khi in: Sử dụng chế độ Print Preview để kiểm tra bố cục trước khi in, tránh lãng phí giấy.
Căn lề trong Word là một thao tác đơn giản nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra văn bản chuyên nghiệp, đúng chuẩn. Nếu cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về các công cụ văn phòng, hãy truy cập HACOM tại hacom.vn hoặc liên hệ hotline 19001903 để được tư vấn nhanh chóng. Chúc bạn tạo ra những văn bản hoàn hảo và ấn tượng với sự đồng hành của HACOM!
>>> Xem ngay:
